سیستم سازی مدیریت پروژه

یکی از خدمات مورد نیازی که سازمان های پروژه محور به آن نیاز دارند سیستم سازی مدیریت پروژه (Project management systematization) است. این سرویس با هدف سیستم سازی مدیریت پروژه سازمان و بهره برداری از مزایای آن ارائه شده است که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود.

در حال حاضر بسیاری از سازمان ها پروژه های خود را به صورت سنتی مدیریت می کنند و در عمل با چالش های زیادی روبرو هستند که استقرار سیستم مدیریت پروژه می تواند بخشی از این چالش ها را کاهش دهد و احتمال موفقیت در مدیریت و اجرای پروژه را افزایش دهد.

فرآیند سیستم سازی مدیریت پروژه چیست؟

• شناسایی دقیق آنچه باید انجام شود.
• برنامه ریزی، بودجه بندی، تخصیص منابع و اولویت بندی صحیح فعالیت ها.
• اجرای برنامه.
• اطمینان پیدا کردن نسبت به اجرای صحیح و درست برنامه ها.
• ارائه و اخذ تأییدیه از کارفرما.

دلایل نیاز به سیستم سازی مدیریت پروژه چیست؟

فردی را تصور کنید که در سازمان مشغول انجام تکالیف خود است. این وظایف خاص، روتین و دائماً تکراری هستند. یک روز این شخص ایمیلی از مدیر خود دریافت می کند که از آنها می خواهد علاوه بر کارهای روزمره، یک پروژه کوچک را نیز مدیریت کنند.

از آنجایی که پروژه به عنوان یک پروژه کوچک تعریف می شود، فرد بلافاصله به اجرای آن می پردازد و با وجود اینکه دانش و تجربه ای در زمینه مدیریت پروژه ندارد، پروژه را با موفقیت به پایان می رساند و ظرف یک روز تحویل می دهد.

حال شرایطی را تصور کنید که به جای یک پروژه کوچک، همزمان چندین پروژه در اندازه های مختلف به یک فرد واگذار شود، آیا می توان بدون داشتن ساختار منظم و از پیش تعیین شده، تمام پروژه ها را همزمان با موفقیت به پایان رساند؟

پاسخ به طور قطع این است که فرد مورد نظر بدون سیستم سازی سازی مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه های متعدد با مشکلات عدیده ای مواجه خواهد شد که احتمال شکست در پروژه های او را افزایش می دهد.

فرد ذکر شده ممکن است نماد یک سازمان پروژه محور باشد. در شرکت‌ها و سازمان‌های پروژه‌محور (سازمان‌هایی که کسب‌وکارشان مبتنی بر پروژه‌های زیادی است)، یکی از مهم‌ترین چالش‌ها، اجرای منظم پروژه‌های متعدد و بعضاً همزمان است.

برای انجام منظم یک پروژه نیاز به یک برنامه سیستماتیک، جامع و یکپارچه است که ما آن را سیستم سازی مدیریت پروژه تعریف می کنیم. به عبارت ساده، سیستم مجموعه ای از مفاهیم، ​​فرآیندها و مستندات است که در هنگام اجرای یک پروژه مشخص می کند که :

• آنچه باید انجام شود؟
• چگونه باید انجام شود؟
• برای چه کسی باید انجام شود؟

در چنین شرایطی، بلاتکلیفی و پیچیدگی پروژه ها برطرف می شود، کار آرامتر می شود و مدیریت و کنترل کارها آسان تر می شود.

هدف سازمان ها دستیابی به ارزش تجاری است و سیستم سازی مدیریت پروژه در سازمان با استفاده از استراتژی ها در مسیر اجرای موفق پروژه ها به تحقق این هدف کمک می کند. سایر مزایای احتمالی ممکن است شامل موارد زیر باشد :

البته این مزایا اغلب به تدریج به دست می آیند. بنابراین، مدیران باید راه هایی را برای انتخاب، توسعه و اجرای منافع مورد انتظار در نظر بگیرند و برنامه ریزی کنند. این باید با سرمایه گذاری در راه حل های مدیریت پروژه برای اطمینان از نتایج کسب و کار بهتر و ارزش تجاری بلند مدت انجام شود.

در مواقع بحران اقتصادی، این سرمایه گذاری با پیروی از استراتژی ها و تاکتیک های مدیریت پروژه اهمیت بیشتری پیدا می کند:

• کاهش ریسک.
• کاهش هزینه.
• افزایش میزان موفقیت.

سازمان ها اغلب در جنبه های مختلف مدیریت پروژه بر اساس مسائل بحرانی پیش روی سازمان سرمایه گذاری می کنند. این مسائل حیاتی منجر به بحث‌های مدیریت پروژه و سرمایه‌گذاری در استراتژی‌های کوچک‌تر می‌شود تا از بروز مشکل بعدی جلوگیری کند یا پیشرفت را از زمان شناسایی آخرین مسئله مهم نشان دهد. این سرمایه گذاری های استراتژیک عبارتند از:

• افزایش موقت منابع.
• آموزش مدیریت پروژه.
• پیاده سازی ابزار.

پیاده سازی ابزار در حالی که هر راه حلی برای این مشکلات عملکرد سازمان را بهبود می بخشد و ممکن است در طول زمان آن را بهبود بخشد، این راه حل ها اغلب به ریشه مشکلات واقعی سازمان نمی پردازند.

راه حل برای بهبود مدیریت و اجرای پروژه چیست؟

برای حل مشکلات واقعی پروژه ها در سازمان ها و شرکت های پروژه محور، لازم است سیستم سازی مدیریت پروژه کامل ایجاد شود.

برای این منظور بسته به نوع شرکت یا سازمان باید فرآیند خاصی بر اساس یکی از مدل های مدیریت پروژه تهیه و اجرا شود. هر برنامه بسته به نوع مدل انتخابی می تواند مفاهیم، ​​حوزه ها، فرآیندها و اسناد متفاوتی داشته باشد.

انتخاب مدل به تفصیل و به طور مستقل در بخش جداگانه ای مورد بحث قرار گرفته است.

برای چه شرکت هایی امکان پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه وجود دارد؟

سازمان‌ها و شرکت‌هایی که کسب‌وکارشان مبتنی بر پروژه نیست و توسعه پروژه‌ها دشوار است، ممکن است به این خدمات نیاز نداشته باشند. سازمان هایی که از نظر اندازه بسیار کوچک هستند (برای گروه) ممکن است به این نوع خدمات نیاز نداشته باشند.

برخلاف شرایط ذکر شده، سازمان هایی که کسب و کارشان پروژه محور است و یا پروژه های مهمی در کسب و کار خود دارند باید از این سرویس استفاده کرده و از مزایای آن بهره مند شوند. این سازمان‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشند، اما محدود به موارد زیر نخواهند بود :

• سازمان های اجرایی دولت.
• شرکت های اجرایی خصوصی.
• شرکت های ساختمانی.
• شرکت های نرم افزاری.
• شرکت های مهندسی.

سیستم سازی مدیریت پروژه چگونه راه اندازی می شود؟

همانطور که قبلا ذکر شد، پیاده سازی یک سیستم مدیریت پروژه باید بر اساس مدل ها یا استانداردهای خاصی و با کمک مشاور سیستم سازی باشد. تعیین مدل انتخابی یا روش اجرای استاندارد برای سیستم سازی مدیریت پروژه در سازمان.

نتایج اجرای سیستم سازی مدیریت پروژه چیست؟

با توجه به اینکه سیستم مدیریت پروژه یک سیستم مدیریتی است، در نتیجه مواردی قابل اندازه گیری و گاه غیرقابل اندازه گیری از جمله تغییر در رویکرد و فرهنگ سازمانی، روش های اجرا، فرم ها و مستندات، فرآیندها و دوره های آموزشی را به دنبال خواهد داشت. اینجا فقط با یک قسمت.

هزینه سیستم سازی مدیریت پروژه چقدر است؟

برای سازمان ها، پیاده سازی یا ایجاد یک سیستم مدیریت پروژه یک سرمایه گذاری است. این سرمایه گذاری با توجه به پارامترهای مختلف متفاوت است. این پارامتر ها ممکن است شامل موارد زیر باشد اما محدود به موارد زیر نباشد:

• استانداردهای سازمانی.
• وضعیت فعلی سازمان.
• نوع مدل انتخاب شده.
• محل سازمان.
• خدمات مورد انتظار.

شما می توانید با ما تماس بگیرید تا با انتخاب شرایط مناسب و پارامترهای مناسب، دقیق ترین اندازه گیری ها را به دست آورید و بهترین برآورد اولیه را به دست آورید.

چه نرم افزاری برای سیستم سازی مدیریت پروژه مورد نیاز است؟

سیستم سازی مدیریت پروژه یک فرآیند است و نیازی به برنامه واحد، یکپارچه و کامل ندارد.

در برخی از شرکت های کوچک و متوسط، این سیستم بدون استفاده از نرم افزار کامل قابل پیاده سازی است. البته نرم افزار ابزاری است که سیستم مدیریت پروژه را تسهیل می کند و به پیاده سازی آن کمک می کند.

بنابراین توصیه ما این است که کارفرمایان قبل از اقدام به تهیه یا توسعه نرم افزار، یک سیستم مدیریت پروژه را در داخل سازمان خود ایجاد کنند. دلیل این توصیه این است که در صورت نیاز به تغییر (که اغلب چنین است)، هزینه اجرای تغییرات در سیستم اجرا شده کمتر از هزینه تغییر نرم افزار و سیستم پیاده سازی شده است.

کلام آخر

اگر سازمان یا شرکتی هستید که موفقیت آن به پروژه ها بستگی دارد یا به اجرای سیستماتیک پروژه ها علاقه مند هستید، خدمات ایجاد یا پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه برای شما مهم است.

برای این کار ابتدا به یک مدل مدیریت پروژه نیاز دارید، خوشبختانه مدل های مختلفی مانند PMBOK در سراسر جهان توسعه یافته است، اما نکته مهم این است که تحقیق کنید و مدلی را انتخاب کنید و به آن چارچوب پایبند باشید.